Integritetspolicy

1.Om denna policy

Quick Office är ett kontorshotell med kontorsrum, coworking-platser, mötesrum, företagsadress och lokaler för event – med adresser i både Stockholm, Malmö och Fuengirola. Den här policyn gäller för webbplatsen quickoffice.se och för den behandling av personuppgifter som sker när du interagerar med oss digitalt eller som kund, medlem, hyresgäst eller besökare.

Quick Office Holding AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen. I vissa fall behandlas uppgifter av det bolag inom Quick Office-koncernen som driver den enskilda anläggning där du är kund; kontakta oss så hjälper vi dig rätt.

2.Vilka personuppgifter vi samlar in

Vi samlar bara in de uppgifter vi behöver för att kunna hjälpa dig och driva vår verksamhet. Beroende på din relation till oss kan det handla om:

• Identitets- och kontaktuppgifter – namn, e-post, telefonnummer, företag och befattning.
• Kund- och avtalsuppgifter – uppgifter kopplade till medlemskap, hyresavtal, bokningar av mötesrum och event samt din kontakthistorik med oss.
• Betal- och faktureringsuppgifter – fakturaadress, organisationsnummer och betalningsinformation.
• Kommunikation – det du skriver till oss via formulär, e-post, chatt eller telefon.
• Teknisk data – IP-adress, enhets- och webbläsarinformation samt hur du använder webbplatsen, i regel via cookies.

Vi ber dig aldrig lämna känsliga personuppgifter (t.ex. om hälsa) och samlar inte medvetet in sådana via webbplatsen.

3.Hur vi får dina uppgifter

• Från dig själv – när du fyller i ett formulär, ber om att bli kontaktad, bokar en visning, ställer dig i kö för ett kontor, ansöker om medlemskap eller kontaktar oss.
• Automatiskt – när du besöker webbplatsen, via cookies och liknande tekniker (om du samtyckt).
• Från andra – i vissa fall från samarbetspartners, förmedlare av kontorslösningar eller offentliga register, t.ex. för att bekräfta företagsuppgifter.

4.Varför vi behandlar uppgifterna – och med vilken rättslig grund

När behandlingen vilar på berättigat intresse gör vi alltid en avvägning mot din integritet. Du kan när som helst invända mot sådan behandling – se dina rättigheter nedan.

5.Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar dina personuppgifter så länge det behövs för ändamålet, och därefter enligt lag:

• Förfrågningar som inte leder till avtal – normalt upp till 12 månader efter senaste kontakt.
• Kund- och medlemsuppgifter – under avtalstiden och en rimlig tid därefter.
• Bokföringsunderlag – i 7 år enligt bokföringslagen.
• Nyhetsbrev – tills du avregistrerar dig eller återkallar ditt samtycke.
• Cookies – enligt de lagringstider som anges i vår cookieinformation.

6.Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. För att kunna driva verksamheten anlitar vi utvalda leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning (personuppgiftsbiträden), t.ex. inom:

• IT-drift, webbhotell och lagring
• CRM- och säljverktyg samt formulär- och e-posttjänster (t.ex. HubSpot och Pipedrive)
• Hantering av cookie-samtycke (Cookiebot)
• Webbanalys och marknadsföring (t.ex. Google och Meta)
• System för medlemskap, bokning, betalning och bokföring

Alla biträden är bundna av avtal som säkerställer att uppgifterna endast behandlas enligt våra instruktioner och skyddas. Vi kan också lämna ut uppgifter när lag kräver det eller för att skydda våra eller andras rättigheter.

Överföring utanför EU/EES

Några av våra leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES. När så sker säkerställer vi skyddet genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra godkända skyddsåtgärder. Vill du ha en fullständig och aktuell lista över våra personuppgiftsbiträden är du välkommen att kontakta oss.

7.Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att webbplatsen ska fungera, för att förstå hur den används och för marknadsföring. Nödvändiga cookies krävs för att sidan ska fungera; övriga sätts endast om du samtycker. Du väljer själv i cookierutan när du besöker sidan och kan när som helst ändra eller återkalla ditt val där.

9.Så skyddar vi dina uppgifter

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och missbruk – t.ex. behörighetsstyrning, krypterade överföringar och noggrant utvalda leverantörer. Endast de medarbetare som behöver uppgifterna för sitt arbete har tillgång till dem.

10.Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera policyn när vår verksamhet eller lagstiftningen förändras. Den senaste versionen finns alltid här på webbplatsen, med datum för när den senast ändrades högst upp.