Coworking eller eget kontor – vad passar ditt företag bäst?

Frågan om coworking eller eget kontor dyker upp i nästan varje växande företag förr eller senare. Ska ni sitta i en öppen, social miljö där ni delar ytor med andra – eller behöver ni ett eget kontorsrum bakom en stängd dörr? Och hur passar egentligen ett flexibelt kontor som ni bara använder några dagar i veckan in i bilden? Det korta svaret är att det beror på hur ni jobbar, hur många ni är och vart ni är på väg.

Den här guiden går igenom coworking vs eget kontor på ett sakligt sätt, utan att peka ut en vinnare. Vi väger för- och nackdelar utifrån de faktorer som faktiskt avgör: antal personer, budget, behov av lugn och koncentration, vilken tillväxtfas ni befinner er i och hur ofta ni faktiskt är på plats. Målet är att du ska kunna läsa klart och känna vilket alternativ som lutar rätt för just ert företag.

Oavsett vad du landar i finns det idag fler mellanlägen än det brukade göra. På ett modernt kontorshotell kan coworking, eget kontorsrum och kontor vid behov ofta finnas under samma tak, vilket gör det lättare att börja i det ena och växla till det andra när behoven ändras.

Coworking, eget kontor och kontor vid behov – vad är skillnaden?

Innan du väljer är det värt att reda ut vad begreppen faktiskt betyder, eftersom de ofta blandas ihop. Coworking innebär att du hyr en plats i en gemensam kontorsmiljö där flera företag och yrkesverksamma delar på ytor, kök och ofta mötesrum. Du betalar för en arbetsplats eller ett medlemskap snarare än för fyra egna väggar, och du får tillgång till en färdig miljö direkt.

Ett eget kontorsrum betyder att ditt team har ett låsbart, avgränsat rum – gärna på ett kontorshotell där reception, internet, städ och gemensamma utrymmen redan ingår. Ni får er egen zon för fokus och samtal, men slipper ansvaret för ett helt eget kontrakt med möbler, larm och drift.

Kontor vid behov, eller office on demand, är det mest flexibla upplägget. Här har ni inte en fast plats varje dag utan bokar en arbetsplats eller ett rum de dagar ni behöver den. Det passar team som mest jobbar på distans men vill ha någonstans att samlas ibland. Tänk på de tre alternativen som en skala från maximal flexibilitet till maximal avskildhet.

Antal personer och tillväxtfas

Hur många ni är – och hur snabbt det förändras – är ofta den enskilt viktigaste faktorn. En soloföretagare eller en frilansare som mest behöver en bra plats att jobba på och lite socialt sammanhang trivs ofta utmärkt med coworking. Du slipper binda upp dig i mer yta än du använder, och du kan skala upp platsen den dag du anställer.

För ett litet team på ett par personer börjar ett eget kontorsrum ofta bli intressant, särskilt om ni pratar mycket med varandra eller med kunder. När ni blir uppåt tio, tolv eller fler väger det egna kontoret oftast tyngre, eftersom en helt öppen coworkingmiljö kan bli rörig när många i samma bolag ska samordna sig.

Tillväxtfasen spelar också roll. Är ni i ett tidigt, oförutsägbart skede där antalet kan dubblas eller halveras på ett halvår, är flexibiliteten i coworking eller kontor vid behov värdefull. Har ni stabiliserat er och vet ungefär hur stora ni kommer vara det närmaste året, är det lättare att försvara ett eget rum.

• 1 person – coworking eller kontor vid behov ger flexibilitet utan att du betalar för tom yta.
• 2–5 personer – ofta brytpunkten där ett eget kontorsrum börjar löna sig, särskilt vid mycket samarbete.
• 10+ personer – eget kontor blir vanligtvis både lugnare och mer praktiskt för samordning.

Budget – vad är det egentligen som påverkar priset?

Budget avgör mycket, men det handlar om mer än en enda hyressiffra. Coworking har normalt en lägre tröskel att komma igång med eftersom du betalar per plats eller medlemskap och slipper investera i möbler, teknik och långa kontrakt. Kontor vid behov kan bli ännu billigare om ni bara är på plats då och då, eftersom ni inte betalar för dagar ni inte använder.

Ett eget kontorsrum kostar oftast mer per månad, men i gengäld får ni en fast, förutsägbar kostnad och en yta som är helt er. Vad som påverkar priset är framför allt läge, hur stor yta ni behöver, hur många tjänster som ingår och hur lång bindningstid ni väljer. Ett centralt läge och kort uppsägningstid kostar generellt mer än ett kontor i utkanten med längre avtal.

Ett bra sätt att jämföra rättvist är att räkna på totalkostnaden, inte bara hyran. Ingår internet, el, städ, reception och mötesrum? På ett kontorshotell är mycket av detta ofta inbakat, vilket gör det enklare att förutse vad kontoret landar på varje månad.

Behov av lugn, koncentration och kundmöten

Hur ni faktiskt arbetar under en vanlig dag avgör mer än man tror. Behöver ni ofta ostörd tid för djupt fokus, konfidentiella samtal eller känsliga kundärenden, talar det för ett eget kontorsrum. Bakom en stängd dörr kan ni prata fritt, ta telefonmöten utan att störa andra och skapa er egen arbetsro.

Trivs ni däremot i en levande miljö med rörelse omkring er, och får energi av att träffa människor från andra företag, är coworking ofta ett lyft. Den sociala sidan är en verklig fördel: nya kontakter, spontana samtal och ett sammanhang som kan leda till både kunder och samarbeten. För många ensamföretagare är just gemenskapen ett av de starkaste skälen att välja coworking framför att sitta hemma.

En praktisk medelväg är att titta på vad som ingår utöver själva arbetsplatsen. Tillgång till bokningsbara mötesrum gör att även den som sitter i öppen coworking kan boka ett tyst rum för det viktiga kundmötet, medan den som har eget kontor kan använda gemensamma ytor när det passar.

Hur ofta är ni faktiskt på plats?

En fråga som ofta glöms bort är hur många dagar i veckan kontoret verkligen används. Om teamet mest jobbar på distans och bara ses någon dag i veckan är det svårt att motivera ett eget rum som står tomt större delen av tiden. Då är kontor vid behov ofta det mest rationella valet – ni betalar för användning, inte för väggar.

Är ni däremot på plats i princip varje dag och vill ha en fast punkt där sakerna får ligga kvar, tavlan får vara kvarskriven och stämningen känns som er egen, väger ett eget kontor tyngre. Coworking hamnar ofta mittemellan: tillräckligt fast för att bli en vana, men flexibelt nog att inte binda upp er för hårt.

Ett tips är att vara ärlig med det faktiska mönstret snarare än ambitionen. Många överskattar hur ofta de kommer att vara på kontoret. Utgå från hur ni jobbar idag, och välj ett upplägg som går att växla upp om närvaron ökar.

Så väljer du rätt – en kort sammanfattning

Det finns inget objektivt bästa alternativ i frågan om coworking eller eget kontor – bara det som passar er situation just nu. Väg samman de fem faktorerna: ju fler ni är, ju mer lugn ni behöver och ju oftare ni är på plats, desto mer lutar det mot ett eget kontorsrum. Ju mer flexibilitet, socialt sammanhang och kostnadskontroll ni prioriterar, desto starkare argument för coworking eller kontor vid behov.

Kom också ihåg att valet inte behöver vara permanent. Ett flexibelt kontor på ett kontorshotell gör det enkelt att börja i coworking och byta till ett eget rum när teamet växer, eller att komplettera med kontor vid behov för dagarna ni behöver extra plats. Det viktiga är att upplägget följer med ert företag i stället för att bromsa det.

Vanliga frågor