Vad kostar ett kontorshotell? Så påverkas priset

Att ta reda på vad ett kontorshotell kostar är oftast det första en företagare gör innan man byter arbetsplats – men det finns sällan ett enkelt svar. Priset för ett kontorshotell styrs av flera faktorer, och två snarlika kontor kan ha helt olika månadskostnad beroende på läge, storlek och vad som faktiskt ingår. Därför är den ärligaste vägledningen inte en prislapp, utan en förståelse för vad som driver kostnaden.

I den här guiden går vi igenom vad som påverkar priset på ett kontorshotell, hur du jämför olika alternativ på ett rättvist sätt och vilka dolda kostnader du slipper jämfört med ett eget förstahandskontrakt. Målet är att du ska kunna räkna på din totala kostnad – inte bara hyran – och känna dig trygg när du väl begär ett prisförslag.

Oavsett om du är ensam egenföretagare eller leder ett växande team på tjugotal personer, är det samma grundfaktorer som avgör vad du landar på. Här är de viktigaste.

Vad påverkar priset på ett kontorshotell?

Priset på ett kontorshotell sätts inte slumpmässigt – det speglar var kontoret ligger, hur mycket yta du använder och vilken servicenivå du får. Ju mer attraktivt läge och ju mer som ingår, desto högre är utgångspriset. Men eftersom paketen ser olika ut mellan aktörer är det svårt att jämföra enbart på summan. Nedan är de faktorer som väger tyngst.

Tänk på faktorerna som reglage snarare än fasta poster. Vill du sänka kostnaden kan du välja en mindre plats, ett läge något utanför citykärnan eller ett mer flexibelt upplägg – utan att tumma på det som faktiskt betyder mest för din verksamhet.

• Läge och ort – ett kontor i centrala Stockholm eller på Östermalm kostar mer än motsvarande yta i ytterområden eller i en annan stad. Läget påverkar både hyresnivå och vad adressen signalerar mot kunder.
• Storlek och antal personer – ju fler kvadratmeter och arbetsplatser du behöver, desto högre kostnad. Ett rum för en person är förstås billigare än ett teamkontor för tio.
• Eget rum eller coworking – en flexibel plats i en gemensam coworking-yta är oftast det mest prisvärda, medan ett låst, eget kontorsrum kostar mer men ger ro och avskildhet.
• Tjänster som ingår – reception, bemanning, wifi, städning, kaffe och tillgång till mötesrum påverkar priset. Fler inkluderade tjänster höjer månadsavgiften men sänker ofta din totala kostnad.
• Bindningstid och flexibilitet – korta, uppsägningsbara avtal kostar vanligtvis mer per månad än längre bindningstider, eftersom du betalar för friheten att kunna växa eller flytta snabbt.

Eget kontorsrum eller plats i coworking?

En av de största prisskillnaderna handlar om hur privat din arbetsplats är. En plats i en gemensam coworking-miljö delar du med andra företagare, vilket håller nere kostnaden och ofta ger ett levande sammanhang med naturliga kontakter. Det passar dig som jobbar mycket ensam, är på språng eller precis har startat.

Ett eget kontorsrum kostar mer, men ger dig en låst dörr, en fast plats och möjlighet att sätta din egen prägel. För team som har möten, hanterar känslig information eller behöver koncentration är det ofta värt merkostnaden. Många väljer en mellanväg: ett eget rum för kärnteamet kombinerat med tillgång till gemensamma ytor och mötesrum när det behövs. Vill du jämföra alternativen kan du titta på våra lediga kontor och vår coworking sida mot side.

Räkna på total kostnad – inte bara hyran

Det vanligaste misstaget när man jämför kontorshotell är att bara stirra på månadshyran. En låg hyra kan snabbt bli dyr om du behöver betala extra för mötesrum, internet, städning eller reception. En något högre hyra där allt ingår kan tvärtom bli billigare när du summerar allt du faktiskt använder.

För att jämföra rättvist bör du räkna på din totala månadskostnad. Ställ samma frågor till varje aktör och lägg ihop grundhyra plus de tillägg som är relevanta för dig. Först då ser du vilket alternativ som verkligen är mest prisvärt.

• Ingår wifi och internet, eller tillkommer det som en separat post?
• Hur många timmar i mötesrum ingår per månad, och vad kostar tid utöver det?
• Ingår städning, el, värme och kaffe i priset?
• Finns bemannad reception och posthantering, eller köps det till?
• Vad kostar det att lägga till en arbetsplats när teamet växer?

Dolda kostnader du slipper jämfört med eget kontrakt

En stor del av värdet i ett kontorshotell syns inte i själva hyran, utan i allt du slipper. Tecknar du ett eget förstahandskontrakt tillkommer nämligen en rad kostnader och åtaganden som är lätta att underskatta – och som ofta gör ett eget kontor dyrare i praktiken än det ser ut på pappret.

Med ett kontorshotell är det mesta av detta redan inräknat i en och samma avgift. Du betalar en förutsägbar summa och kan lägga tiden på din verksamhet i stället för på drift. Det gör inte bara kostnaden lägre för många mindre företag, utan också betydligt mer överblickbar.

• Möbler och inredning – skrivbord, stolar och gemensamma ytor står klara från dag ett, i stället för en stor engångsinvestering.
• Drift och underhåll – el, värme, städning och fastighetsskötsel ingår, utan egna avtal och fakturor att hålla reda på.
• Larm och säkerhet – lås, larm och tillträde sköts av kontorshotellet i stället för att du installerar och bekostar det själv.
• Uppstart och flexibilitet – ingen dyr uppstart och långa hyresavtal på flera år; du kan skala upp eller ner när verksamheten förändras.

Så får du ett pris som stämmer för just dig

Eftersom kostnaden beror på så många faktorer är det bästa sättet att ta reda på vad ett kontorshotell kostar att utgå från dina egna behov: hur många ni är, vilket läge ni vill ha, om ni behöver ett eget rum eller en flexibel plats, och vilka tjänster som är viktiga. Med den bilden klar blir det enkelt att få ett konkret prisförslag och jämföra äpplen med äpplen.

Hos Quick Office erbjuder vi flexibla kontorslösningar för små och växande företag på flera orter, med allt från enskilda coworking-platser till egna kontorsrum för team. Vi hjälper dig gärna att räkna på totalkostnaden utifrån just din situation, och att hitta ett upplägg som passar både budget och ambitioner. Fundera också på ett medlemskap om du vill kombinera arbetsplats med nätverk och kringtjänster.

Vanliga frågor